O que é eSocial e como ele afetará o cotidiano da sua empresa

O que é o eSocial?

O eSocial é um novo sistema de prestação de informações ao Governo Federal que tem o objetivo de aprimorar o sistema de comunicação entre empresa e os órgãos públicos. Desta forma, as informações relativas aos trabalhadores serão encaminhadas de forma unificada, tal como vínculos, contribuições, previdenciárias, folha de pagamento, comunicação de acidente do trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

Apesar de muita gente confundir o e-Social com um novo regime tributário, a realidade é que trata-se apenas de uma unificação das informações trabalhistas, alterando assim a forma de envio das obrigações acessórias. Ou seja, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no e-Social.

Com o envio dessas informações, de forma gradativa, teremos a substituição de 15 obrigações legais que atualmente são obrigatórias para as empresas:

1. GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
2. CAGED
3. RAIS
4. Livro de Registro de Empregados
5. CAT
6. Comunicação de Dispensa
7. Carteira de Trabalho e Previdência Social
8. PPP
9. DIRF
10. DCTF
11. Quadro de Horário de Trabalho
12. Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento
13. GRF e GRRF
14. GPS
15. Folha de Pagamento

O envio de dados ao ambiente do eSocial já se tornou obrigatório para diversas empresas e Contabilidade Simão Dias já adequou os seus processos para atender esta obrigação.

Cronograma de Implantação

A implantação do eSocial é feita através de um cronograma de implantação, que pode ser visto na tabela abaixo. As empresas foram divididas em 4 grupos, conforme o valor de receita, opção tributária e ainda se é uma entidade do direito público ou privado.

Desde o início da implantação do programa, houveram diversas alterações no cronograma. Esta é a última versão, que foi publicado em Out/18 (Resolução CDES nº 05/2018). É possível que haja outras alterações.

O que muda com o eSocial?

As principais alterações do eSocial impactam diretamente os escritórios de Contabilidade. A Contabilidade Simão Dias promoveu diversas alterações de processos internos para se adequar às exigências do eSocial, além de ter investido em cursos de capacitação para seus colaboradores.

Apesar das maiores mudanças serem arcadas pelo escritório de contabilidade, é necessárias também pequenas adaptações na rotina das empresas.

Listamos abaixo as alterações que serão necessárias.

Admissões:

• As contratações nas empresas são obrigatoriamente informadas no eSocial com 1 (um) dia de antecedência à data de admissão. Desta forma não é possível fazer rescisões retroativas. Para adequarmos a este processo, pedimos que as informações de admissões sejam entregues com 2 (dois) dias de antecedência.
• É necessário informar o CPF do dependente para ele ser corretamente registrado.
• Após o envio da informação, não será mais possível cancelar a admissão.
• Para a admissão de motoristas, será necessário o exame toxicológico.

• É necessário encaminhar, com a maior brevidade possível, o contrato de firmado com o estagiário e também com a instituição de ensino.

Alteração de informações cadastrais:

• Quaisquer alterações cadastrais dos funcionários, tal como, nome, endereço, estado civil, horário, função, etc, devem ser comunicados ao escritório.

Afastamentos

• É necessário encaminhar os atestados de afastamento dos funcionários para transmitirmos este arquivo ao eSocial.
• Os empregados que estiverem afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou licença maternidade, deverão fazer o exame médico de retorno antes de retornarem as suas atividades, tal como já é o preconizado pela legislação.

Segurança e Saúde do Trabalhador

Como também já é definido por lei, todas as empresas deverão aderir o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional e o PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, estabelecidos pelas NR-7 e NR-9 respectivamente, que visam promover e preservar a saúde e a integridade dos trabalhadores em decorrência dos riscos (físicos e ambientais) existentes nos ambientes de trabalho. Todos os empregados deverão fazer os Exames Médicos Obrigatórios:

• Exame Médico Admissional: Antes da admissão;
• Exame Médico Periódico: Nos prazos previstos no PCMSO;
• Exame Médico de Mudança de Função: deve ser feito antes da mudança.
• Exame Médico de Retorno ao Trabalho: No retorno após 30 dias de afastamento.
• Exame Médico Demissional: logo após o comunicado do desligamento.

Será necessário comunicar, pelo eSocial, a adesão aos referidos programas.

Férias

• As férias, após serem transmitidas, não poderão ser canceladas.
• Elas deverão ser transmitidas com até 2 (dois) dias de antecedência.

Desligamento

• Não será permitido fazer a rescisão retroativa.
• Se por ventura houver o interesse de se cancelar a rescisão, esta informação deverá ser transmitida após 9 dias contados à partir da data de desligamento.

Redação de Karen Kelly de Melo, contadora e Gerente de Departamento Pessoal da Contabilidade Simão Dias.

Fontes: Resolução CDES nº 05/2018, Resolução CDES nº 02/2016, Resolução nº 04/2018, http://portal.esocial.gov.br/.